Организация промоакций требует тщательной подготовки, чтобы мероприятие прошло успешно и принесло пользу бренду. Это достигается через правильные расчеты и учет всех деталей. Эксперты креативного BTL-агентства «Мы» делятся советами по подготовке и расчетам перед промоакциями.
Что учитывать при подготовке?
Ответ прост — нужно учитывать все.
Необходимо определить, чего компания хочет достичь: увеличить продажи, повысить узнаваемость бренда или улучшить имидж. Цель определяет формат и механику промоакции, который может варьироваться от крупных мероприятий до раздачи листовок.
Промоакции подходят для большинства сегментов, но не всегда оправданы. Например, если товар дешевый или с низкой маржой, расходы могут не окупиться.
Необходимо спланировать ключевые аспекты: определить целевую аудиторию, выбрать подходящие места, забронировать площадки, доставить товар и выбрать удачное время.
Однако есть и более специфические моменты, которые требуют внимания. Например, если акция проходит далеко от центра, нужно учитывать время на дорогу, что увеличивает бюджет.
Также важно правильно подобрать промоутеров. Если требуется нестандартный персонал, как мужчины 35 лет с бородой, это увеличивает ставку и время на подготовку.
Следует уточнить и время работы офиса заказчика, если материалы нужно забирать в день акции. Если раздача начинается в 8 утра, а офис открывается позже, это может создать проблемы.
Ключевым элементом является бриф. В нем должны быть указаны целевая аудитория, сильные стороны товара и контактная информация. Это поможет промоутерам ответить на вопросы аудитории.
В специализированных агентствах часто есть стандартные опросники для формирования базы запроса, которые помогают установить все условия и задачи.
Изучение контекста также важно. Узнайте у площадок, какие акции проходят параллельно. Это поможет избежать конкуренции и правильно выбрать время.
Следите за информационным полем. Международные события могут стать триггером для акций конкурентов. Будьте в авангарде и готовьтесь заранее, чтобы придумать что-то оригинальное.
Бухгалтерия промоакции
Смета промоакции обычно основывается на брифе. В нее входят: менеджмент, работа персонала, сопутствующие услуги, агентская комиссия и НДС.
В раздел «менеджмент» входят затраты на подбор персонала, контроль за промоутерами, обработка отчетов и ведение документации.
Агентская комиссия — это доход компании-организатора, включающий затраты на административный персонал и прибыль.
Сопутствующие услуги — это закупки дополнительных вещей, логистика, производство оборудования, кастинги и тренинги.
Экономия возможна при грамотном составлении брифа. Например, планируя работу промо-стоек так, чтобы они могли перемещаться между несколькими точками.
Также можно выбрать супервайзера с автомобилем вместо разовой логистики, что снизит затраты и ускорит процесс.
Баланс и грамотный подход важны при планировании. Менеджер агентства может подсказать нюансы. В условиях высокой конкуренции важно сочетать разные инструменты и учитывать контекст.
