Beta
Beta
Глобально компании всё активнее внедряют цифровизацию для повышения операционной эффективности. Согласно мировому исследованию Deloitte, в 2020 году количество организаций, использующих автоматизацию, увеличилось на 25%, достигнув 73% по сравнению с 48% в 2019 году. Пандемия COVID-19 стала одним из ключевых факторов, спровоцировавших этот стремительный рост цифровизации, показав, что автоматизация является спасательным кругом для предприятий в период кризиса.
Пандемия как катализатор цифровой трансформации
В Казахстане распространение пандемии также подтолкнуло компании к ускоренной автоматизации бизнес-процессов. После введения карантинных мер в марте 2020 года многие предприятия в регионах страны приняли решение об ускоренном переводе документооборота в цифровой формат.
Например, компания Beeline уже до начала карантина активно изучала предложения на рынке в области электронного документооборота. «Введение чрезвычайного положения в марте 2020 года значительно ускорило реализацию проекта – нам потребовалась всего неделя, чтобы настроить и запустить систему. С использованием ЭЦП мы начали подписывать договоры, обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, а также вести переписку с государственными органами. Благодаря внедрению электронного документооборота процесс подписания соглашений стал значительно проще», — отмечает Асыл Каиржан, начальник отдела документооборота Beeline Казахстан.
Новая возможность позволила компании существенно сократить административные издержки. «Более 50% нашего документооборота уже переведено в онлайн-формат. В наших планах — наладить подписание всех внутренних документов посредством ЭЦП, и работа в этом направлении уже ведется. Самое главное – за счет подписания договоров ЭЦП мы значительно ускорили процесс заключения сделок. Если ранее на это требовалось до двух недель, то теперь достаточно от 10 минут до часа. Это возможно, если наши контрагенты также используют сервис Doculite.kz или работают в системе электронного документооборота Documentolog», — уточнила Асыл Каиржан.
Фонд «Даму»: повышение скорости и доступности
Три года назад Фонд развития предпринимательства «Даму» полностью перевел свой документооборот в «цифру».
«Это было требование времени. Перед нами стояла задача сократить время на согласование документов и ускорить процесс заключения договоров. В 2015 году мы наладили работу канцелярии в электронном формате, осуществляя прием и отправку писем. Позднее были автоматизированы процессы кадрового делопроизводства и деятельность коллегиальных органов. Теперь процедуры голосования в фонде по вопросам гарантирования, а также получение выписок и протоколов заседаний проходят в режиме онлайн», - рассказал Айтмухамед Жакып, управляющий директор ФРП «Даму».
Благодаря автоматизации документооборота фонд значительно ускорил заключение договоров с субъектами МСБ. «Ранее подписание договоров субсидирования занимало до месяца, поскольку этот процесс был связан с физическим подписанием документов тремя и более сторонами, а также требовал времени на курьерскую доставку. К тому же, предприниматель не всегда был доступен. Благодаря оцифровке документооборота, скорость подписания документов сократилась до 1-2 дней. У нас был случай, когда четыре стороны, находящиеся в разных городах, поставили свои электронные подписи в течение 30 минут», - сообщил собеседник.
Введенный карантин не застал фонд врасплох. Помимо цифровизации документооборота, в фонде были автоматизированы и другие важные процессы. Прием и рассмотрение заявок от заемщиков осуществляется полностью онлайн. «В 2020 году 96,7% заявок на субсидирование ставки по кредиту и 90,5% заявок на предоставление гарантии были поданы онлайн. Благодаря обширной автоматизации мы не столкнулись с трудностями при переводе сотрудников на удаленный формат работы», - уточнили в фонде.
Казпочта: прозрачность и эффективность HR-процессов
С 2019 года Казпочта перешла на централизованное обслуживание HR-процессов по всей территории Казахстана. Год назад на базе Общего центра обслуживания был сформирован блок, отвечающий за HR-направление. До этого в районах и областных центрах заявки, приказы по сотрудникам и другие кадровые документы оформлялись на бумаге.
«Сейчас все HR-процессы оцифрованы, включая личные дела сотрудников. Уже два года мы используем две интегрированные системы: учетную – SAP и систему документооборота кадрового администрирования – Documentolog. Эта интеграция позволила нам безболезненно перевести работу в онлайн», - отмечает Кайрат Туменбаев, начальник отдела по автоматизации HR-процессов Казпочты.
Перевод документооборота в цифровой формат позволил аккумулировать все договоры и приказы «в одном месте». «Это удобно, и деятельность HR стала значительно прозрачнее. Теперь исключен риск некорректного оформления договора или приказа, поскольку в системе предусмотрены шаблоны таких документов. Риск потери какого-либо документа сведен к нулю. Мы можем оперативно принимать сотрудников на работу удаленно и оформлять все необходимые документы. Кроме того, благодаря оцифровке документооборота мы ведем электронную переписку с государственными органами», - подчеркнул собеседник.
В Казпочте автоматизировано 30 HR-процессов. Обработка заявок на отпуск с помощью системы электронного документооборота значительно ускорилась. «Теперь сотрудник может подать заявление на отпуск онлайн, имея лишь ЭЦП. До автоматизации процесса, особенно при поступлении заявлений из регионов, на их принятие требовалось в среднем 1,2 дня. Сейчас этот процесс занимает максимум 20-30 минут», - уточнил Кайрат Туменбаев.
Национальный центр тестирования: экономия ресурсов и правовая сила
Национальный центр тестирования (НЦТ), который перевел документооборот в электронный формат в ноябре 2019 года, подсчитал объем сэкономленной бумаги.
«Многие наши процедуры традиционно осуществлялись на бумаге. Ежегодно мы заключаем договоры с более чем 10 тысячами контрагентов, среди которых составители тестов для учителей и абитуриентов, а также редакторы. Кроме того, к нам поступает обширная корреспонденция от государственных органов, в том числе в бумажном виде. Это стало причиной нашего решения перейти на онлайн-работу с документами. Для нас было принципиально важно, чтобы электронные документы при этом обладали такой же юридической силой, как и бумажные. Раньше мы тратили 1770 пачек бумаги в год. После перевода документооборота «в цифру» и перехода на электронное тестирование этот показатель снизился до 200 пачек. В 2020 году мы сэкономили несколько миллионов тенге только за счет бумаги», - отметил Дидар Смагулов, директор Центра.
В настоящее время около 99% документооборота НЦТ оцифровано. «Мы технически не можем перевести весь документооборот в онлайн-формат, поскольку документы, связанные с защитой государственных секретов, должны оставаться на бумаге, что утверждено законодательно», - пояснил директор.
По словам Смагулова, автоматизация также принесла значительную экономию времени. «Раньше на подписание документов у меня уходило до 40 часов в месяц. Еженедельно я тратил около 1,5 часов на разбор корреспонденции и подписание бумажных документов. Теперь у меня есть возможность подписывать контракты с мобильного телефона с использованием ЭЦП», - поделился Дидар Смагулов.
Сохраняющиеся вызовы на пути к полной цифровизации
Несмотря на очевидные преимущества автоматизации документооборота, некоторые компании до сих пор не готовы в полной мере использовать все ее возможности.
«К сожалению, некоторые наши контрагенты, да и в целом многие компании в Казахстане, пока не готовы подписывать договоры с использованием ЭЦП. Получить ЭЦП для юридического лица несложно – на это требуется всего несколько минут. Если в компании будет налажен электронный документооборот и сотрудники осознают его эффективность, они будут активно доносить до своих партнеров все преимущества подписания договоров через ЭЦП», – уверена Асыл Каиржан, начальник отдела документооборота Beeline Казахстан.
Ещё одна функция, которая пока недоступна для казахстанских компаний в полной мере, – это подписание электронных договоров с нерезидентами через ЭЦП.
«Для этого необходима аккредитация и участие доверенной третьей стороны, которая обеспечит подтверждение подлинности при обмене электронными документами с ЭЦП. Пока в Казахстане не налажен полноценный электронный документооборот с Россией, Китаем и другими странами», — отмечает Асыл Каиржан.
Банковский сектор: преграды на пути к цифровому взаимодействию
По словам Каиржан, некоторые банки второго уровня (БВУ) по-прежнему отказываются принимать доверенности, заверенные ЭЦП. «Отдельные учреждения не всегда готовы работать с онлайн-договорами и другими «цифровыми» документами, считая их нелегитимными. Когда мы отправляем такие документы через систему электронного документооборота, они их не принимают. Для исправления этой ситуации мы ведем работу с ответственными инстанциями. Недавно в России были увеличены штрафы за некорректное ведение документооборота. Думаю, что Казахстан мог бы перенять этот опыт», — подчеркивает собеседница.
Не исключено, что Казахстан может столкнуться с очередной волной COVID-19. В такой ситуации работа компаний, ориентированных на бумажный документооборот, может вновь усложниться. Организации, уже оцифровавшие свои бизнес-процессы, будут чувствовать себя гораздо увереннее. Это подтверждается опытом ФРП «Даму», Казпочты и других компаний. Перевод документов в цифровой формат позволяет предприятиям не только экономить время на работу с документами, но и значительно оптимизировать бюджеты.
Высокий спрос на системы электронного документооборота наглядно демонстрируют статистические данные. В 2019 году через сервис Doculite.kz (продукт ТОО «Documentolog») было заключено 9,3 тысячи договоров, а в 2020 году этот показатель вырос в 10 раз, превысив 92,4 тысячи договоров. Количество документов, отправленных через эту систему, за год увеличилось вдвое: если в 2019 году через Doculite прошло 493,7 тысячи документов, то в 2020 году – уже более 1 миллиона.
