Насколько выгодна автоматизация в ретейле

Глава ТОО «ПРОСИСТЕМЫ» Антон Славиковский подчеркнул значимость автоматизации внутренних бизнес-процессов для предприятий розничной торговли, особенно для продуктовых магазинов и аптек. Он отметил, что существенные колебания в ежедневном доходе и товарообороте торговой точки являются ключевым сигналом к внедрению системы автоматизированного учета.

«Внедрение таких систем позволяет увеличить доходность магазинов и аптек на 20-30%, а также оптимизировать товарные запасы на аналогичный процент. Автоматизированные торговые точки демонстрируют доходность, которая может в 4-6 раз превышать показатели аналогичных неавтоматизированных магазинов», — заявил он в комментарии для Kapital.kz. 

Касательно процессов, подлежащих автоматизации в ретейле, Антон Славиковский пояснил, что магазины формата «у дома» можно условно разделить на три категории: полностью неавтоматизированные, частично внедрившие автоматизацию, и те, чей бизнес полностью управляется специализированным программным обеспечением и торговым оборудованием. На начальном этапе, когда предприниматель открывает магазин, он не всегда уверен в успехе. Однако, по мере роста торговых операций и найма персонала, возникает острая необходимость в управлении и контроле. Именно в этот момент наступает оптимальное время для начала автоматизации. С помощью сканера штрихкодов программа идентифицирует товар, например, яблочный сок с установленной ценой, и фиксирует продажу. Это позволяет владельцу точно отслеживать объем продаж и соответствующую выручку.

Точное знание выручки – это лишь первый шаг. На следующем этапе владельцы стремятся получить полную информацию об остатках товара на полках, что значительно минимизирует риски хищений. В автоматизированных магазинах инвентаризация проводится быстро и точно по штрихкодам, предоставляя достоверные данные по каждой позиции. В отличие от ручной инвентаризации, которая требует огромных трудозатрат и дает лишь приблизительные результаты, автоматизированный подход обеспечивает высокую точность и эффективность.

Дальнейшим уровнем развития является автоматизация процесса заказа товаров. Для магазинов «у дома», где ассортимент может насчитывать 4-6 тысяч наименований, ручной расчет необходимого объема заказа становится крайне сложным. Система автозаказа учитывает скорость продаж по каждой позиции и общий товарооборот магазина. Внедрение соответствующего модуля позволяет за считанные минуты сформировать точный заказ по каждой позиции, основываясь на аналитике.

Механизм расчета автозаказа основан на анализе истории продаж за определенный период, например, за последние два месяца. Программа определяет среднедневной объем продаж конкретного товара. Учитывая периодичность поставок (например, раз в неделю), система рассчитывает необходимый товарный запас на 9-10 дней. От этого количества вычитаются текущие складские остатки, и полученный объем формирует заявку. Антон Славиковский отметил, что, хотя процесс имеет свои нюансы, данное описание является упрощенным, и обычно владельцы бизнеса осваивают эту функциональность через полгода после начала автоматизации.

Говоря о дополнительных возможностях для продуктовых магазинов, эксперт указал, что грамотное управление ассортиментом значительно увеличивает доходность. Владелец, зная, как эффективно разместить товары на полках, может оперативно наблюдать результаты в продажах. Правильное управление ассортиментом позволяет не только повышать прибыль с каждого квадратного сантиметра полки, но и оптимизировать их использование, заменять менее востребованные товары на более популярные. Программное обеспечение также обеспечивает учет занятости полок и управление маркетинговыми бюджетами поставщиков.

Кроме того, в продуктовых магазинах незаменимым инструментом является терминал сбора данных (ТСД), автоматизирующий процесс приема товара. Считывание штрихкодов целой партии занимает всего несколько минут, после чего данные загружаются в базу данных через ПК. Это исключает необходимость ручного ввода накладных, что экономит время и минимизирует ошибки. Товар принимается и продается по штрихкоду, обеспечивая точность учета.

Вторая важная функция ТСД – проверка актуальности ценников. Сканирование штрихкода мгновенно выводит на экран информацию из базы, позволяя оперативно выявить и исправить несоответствия цен, тем самым избегая убытков.

Третья функция – быстрая и точная инвентаризация, которую желательно проводить ежедневно. Особенно это актуально для магазинов «у дома», где текучесть кадров может быть высокой.

На вопрос о целесообразности ежедневной инвентаризации при наличии 4-6 тысяч наименований товаров, Антон Славиковский ответил, что эффективное управление предполагает выборочную ревизию различных групп товаров ежедневно. На это требуется всего полчаса-час, что позволяет постоянно контролировать ситуацию.

Также крайне важно ежемесячно проводить акты сверки с поставщиками. Программа значительно упрощает этот процесс, исключая ошибки и обеспечивая корректное оформление документов, что является важным элементом контроля.

Переходя к специфике автоматизации аптек, эксперт отметил существенные отличия. Если в магазинах ассортимент формируется с учетом графика поставок и наличия на полках, то в аптеках ежедневные поставки ориентированы на продажи текущего дня, независимо от запасов на полке. Следовательно, автозаказ для аптек становится еще более критичным, чем для продуктовых магазинов, поскольку позволяет избежать ежедневных ручных затрат времени провизора или фармацевта на формирование заказа. В то же время, в крупных или сетевых аптеках, помимо медикаментов, представлены сопутствующие товары (косметика, массажеры), которые требуют правильного размещения на полках, и здесь планограмма становится полезным инструментом.

Еще одна особенность аптечного бизнеса – продажа товаров как упаковками, так и поштучно (например, блистеры или пакетики из большой упаковки). Автоматизация позволяет легко и быстро вести учет обеих форм реализации.

Для аптек также существует специализированный агрегатор фармацевтической продукции, который за небольшую абонентскую плату предоставляет доступ к предложениям всех производителей, их ценам и объемам, упрощая процесс заказа. Неавтоматизированная аптека требует от провизора ручного ввода заказов на сайтах поставщиков и последующего ручного занесения накладных в базу. Автоматизация позволяет сформировать заявку на агрегаторе за считанные секунды, а затем загрузить готовые накладные в компьютер для сверки с фактически поступившим товаром, устраняя сложности и потери времени.

Касательно необходимости ежедневных заказов, Антон Славиковский привел данные исследования компании «Гедеон Рихтер» в Украине, где товарные запасы аптек формируются на 15 дней. Ежедневные заказы оправданы для аптек с ограниченным денежным потоком. Однако, по мере роста аптеки, можно переходить на заказы 1-2 раза в неделю, что подтверждается опытом клиентов «ПРОСИСТЕМЫ». Благодаря автоматизации один сотрудник может эффективно управлять заказами, приемом товаров и финансовым учетом для шести аптек.

На вопрос о росте дохода аптек, участники семинаров для руководителей аптек, клиенты «ПРОСИСТЕМЫ», подтвердили увеличение выручки на 20-30%, аналогично магазинам.

Относительно стоимости автоматизации, минимальный комплект оборудования включает персональный компьютер и ручной сканер штрихкодов (20-40 тыс. тенге). Программа учета, такая как «1С: Розница для Казахстана», стоит 64 тыс. тенге. Услуги по установке и настройке начинаются от 150 тыс. тенге.

Установка специализированного кассового оборудования – сенсорного моноблока, дисплея покупателя, ручного и стационарного сканеров, способных обрабатывать большой поток товаров – обойдется от 300 тыс. тенге. «ПРОСИСТЕМЫ» отказались от использования дешевого оборудования, так как оно выходит из строя через 2-3 года, вынуждая предпринимателя приобретать новое. Стоимость качественного комплекта оборудования начинается от 500 тыс. тенге.

Согласно законодательству, обязательна установка онлайн-касс. Антон Славиковский рекомендует использовать программные кассы, которые при ежемесячной плате в 3 тыс. тенге предоставляют полный спектр услуг. Дополнительно рекомендуется приобрести денежный ящик с электронным замком (30-50 тыс. тенге), открывающийся только после печати чека, что минимизирует контакт продавца с наличными.

Таким образом, средняя стоимость автоматизации небольшого магазина с использованием качественного оборудования составляет 1-1,2 млн тенге. Ежемесячное сервисное обслуживание на рынке оценивается в 25-30 тыс. тенге.

Для крупных супермаркетов актуальны весы с функцией печати этикеток (180-400 тыс. тенге), которые по номеру товара и весу формируют штрихкод для быстрого считывания на кассе. Существуют также весы с машинным зрением, самостоятельно определяющие товар и выдающие этикетку с суммой, их стоимость составляет 1-2 млн тенге.

В заключение Антон Славиковский подчеркнул, что автоматизация – это не просто набор программ или оборудования, а комплексное внедрение технологий учета и выполнение определенных процедур со стороны предпринимателя и персонала. Результатом этого процесса становится увеличение доходов владельца бизнеса, сокращение расходов, а также создание комфортных условий труда для персонала с достойной заработной платой.