Какие функции HR делегирует искусственному интеллекту?

EY провела исследование среди казахстанских компаний

Внедрение HR-автоматизации, зародившись в 1990-х годах, лишь в последние годы получило значительный импульс. Ограничения, вызванные глобальной пандемией, оказали существенное воздействие на казахстанский бизнес, став для одних компаний причиной завершения деятельности, а для других – катализатором к активному внедрению автоматизированных решений в операционные процессы.

Значительная часть HR-функций представлена рутинными, стандартными операциями, которые, хотя и не оказывают прямого влияния на конечный продукт или услугу, тем не менее требуют существенных временных затрат. Передача таких процессов автоматизированным системам позволяет HR-специалистам высвободить время для стратегических задач, где их профессиональный опыт и квалификация будут наиболее востребованы.

В стремлении оценить текущий уровень HR-автоматизации, степень охвата процессов, а также долгосрочные стратегические цели в данной сфере, компания EY провела всестороннее исследование среди казахстанских предприятий. В опросе приняли участие 71 организация из разнообразных отраслей, включая фармацевтику, банковский сектор, нефтегазовую и добывающую промышленность, торговлю потребительскими товарами, логистику и другие.

Итоги исследования показали, что лишь 13% компаний-участниц приступили к автоматизации HR-процессов более пяти лет назад. Примечательно, что 16% респондентов внедрили автоматизированные HR-решения за последние три месяца, что стало непосредственным ответом на вызовы пандемии COVID-19 и необходимость перехода на удаленный формат работы. У 35% компаний процесс автоматизации HR-функций стартовал 1-2 года назад, а у 39% – в период от 2 до 5 лет назад.

Подавляющее большинство компаний (87%) подтвердили, что автоматизация является ключевым инструментом для оптимизации HR-процессов, обеспечивая сокращение временных затрат и издержек. Опрос выявил, что автоматизация HR-процессов особенно актуальна для крупных предприятий (свыше 1000 сотрудников), а также для небольших компаний с численностью персонала до 50 человек. Тем не менее, малые организации не всегда в полной мере ощущают экономическую выгоду от автоматизации, поскольку высокая стоимость внедрения решений часто окупается только при больших объемах операций. В связи с этим, бизнес-обоснование для автоматизации в таких компаниях встречается реже.

Крупные компании характеризуются более широким спектром автоматизированных процессов, что обусловлено большим штатом сотрудников и, соответственно, значительными объемами задач, таких как расчет заработной платы, планирование фонда оплаты труда, рассылка расчетных листков. Автоматизация в этом контексте существенно снижает вероятность ошибок и ускоряет обработку данных. Для малых компаний автоматизированные решения особенно ценны тем, что экономят время HR-специалиста, который, как правило, отвечает за весь спектр кадровых функций.

Согласно результатам исследования, среди опрошенных компаний наиболее автоматизированными HR-процессами оказались кадровое делопроизводство и расчет заработной платы. Было также установлено, что участники опроса применяют от одной до пятнадцати различных информационных систем для управления персоналом, при этом более половины респондентов используют несколько таких систем.

Стратегические планы компаний на ближайший год включают автоматизацию кадрового делопроизводства (45%), оценки персонала (20%) и обучения (15%). Исследование также выявило, что около 30% крупных компаний со штатом более 2000 сотрудников планируют автоматизировать свыше 40% своих HR-процессов в ближайшие годы. Примечательно, что аналогичные амбиции разделяют и около 30% малых компаний (менее 50 сотрудников). Этот факт подчеркивает общее понимание респондентами, независимо от размера бизнеса, критической важности автоматизации HR-функций в обозримом будущем.

В ходе исследования был проведен подробный анализ уровня автоматизации пяти ключевых HR-процессов. В сфере подбора персонала наиболее автоматизированы размещение вакансий (69%), обработка заявок на поиск персонала (66%) и информирование кандидатов (50%), тогда как адаптация новых сотрудников является наименее автоматизированной (6%). В области кадрового делопроизводства наиболее распространены автоматизированные услуги по подаче заявок на отпуск (58%), переводу сотрудников (50%) и оформлению увольнений (50%). Наименее автоматизированной функцией в компаниях остается учет рабочего времени (3%).

В сфере обучения и развития персонала наиболее автоматизированной HR-услугой среди опрошенных компаний является использование онлайн-платформ. Исследование показало, что 90% компаний располагают такими платформами для обучения сотрудников, однако лишь 35% из них используют автоматизированные решения для подачи заявок на обучение. В рамках оценки персонала самым широко автоматизированным процессом оказалась периодическая оценка (72%), причем этот процесс чаще всего автоматизируют средние компании со штатом от 100 до 200 человек.

Эффективность внедренной HR-автоматизации респонденты оценивают по таким критериям, как сокращение ручного труда (82%), ускорение HR-процессов (78%), уменьшение количества ошибок (60%) и повышение удовлетворенности сотрудников качеством работы HR-службы (42%). Однако, несмотря на очевидные преимущества, организации часто сталкиваются с препятствиями, такими как ограниченный бюджет (64%) и наличие других стратегических приоритетов (52%).

Дополнительно в рамках исследования была изучена степень распространения чат-ботов и приложений, использующих предопределенные правила и элементы искусственного интеллекта для обработки пользовательских запросов. С учетом растущей популярности мессенджеров, например, Telegram, многие компании интегрируют чат-боты именно в эти платформы. В HR-практике чат-боты находят применение в проведении внутренних опросов, exit-интервью и автоматической рассылке приглашений на собеседования.

Тем не менее, опрос показал, что только 22% компаний активно применяют чат-боты или аналогичные автоматизированные решения для оперативного ответа на вопросы сотрудников. Наиболее часто используемые платформы для внедрения чат-ботов — Bitrix24, Telegram и Microsoft Teams. Основные функции таких ботов включают предоставление информации об остатке дней отпуска и проверку статуса заявок на HR-услуги.

В завершение следует подчеркнуть, что казахстанские компании поэтапно адаптируются к современным вызовам, где растущие объемы данных требуют внедрения автоматизированных систем и более рационального использования человеческих ресурсов. Результаты исследования свидетельствуют о том, что отечественные организации уже активно применяют технологии в своей деятельности, но скорость и глубина этого развития определяются индивидуальными стратегическими приоритетами и целями каждой компании.

Николай Хан, старший менеджер практики консультационных услуг по управлению персоналом EY