Beta
Beta
На современном этапе развития технологий понятие «робот» часто ассоциируется с человекоподобными машинами, способными выполнять сложные физические действия. Однако в контексте бизнес-процессов, как подчеркивают эксперты «Делойт», робот представляет собой программное решение, функционирующее на основе заданного алгоритма. Его основная задача — автоматизация рутинных и повторяющихся операций, направленная на освобождение сотрудников от монотонного труда и оптимизацию использования корпоративных ресурсов. Детальный обзор стадий внедрения и условий применения таких роботов представил директор департамента налогов и права «Делойт» в Казахстане, Елдос Сыздыков, в ходе тематического вебинара, сообщает корреспондент Kapital.kz.
Елдос Сыздыков уточнил, какие задачи можно отнести к рутинным роботизированным операциям. Это, в частности, включает выгрузку данных из различных учетных систем, таких как «1С Бухгалтерия», SAP, кабинеты VRP и CRM. Роботы также эффективно справляются с переключением между приложениями, например, при переносе информации из Excel в «1С Бухгалтерию», обработкой крупных массивов данных для сравнения числовых показателей из таблиц, проведением математических расчетов и заполнением таблиц по заранее определенной логике и формулам.
Эксперты «Делойт» классифицируют бизнес-роботов на три основные категории. К первой группе относятся алгоритмы, имитирующие простые действия, традиционно выполняемые персоналом вручную. Вторая группа включает роботов, которые активно взаимодействуют с оператором, запрашивая необходимую информацию для продолжения процесса. Наконец, третья категория объединяет гибридные системы, способные интегрировать и использовать возможности обеих предыдущих групп.
Менеджер Департамента налогов и права «Делойт» в Казахстане, Вячеслав Яров, поделился практическими примерами использования роботов в компаниях. В качестве одного из кейсов он привел процесс сопоставления информации о поставках товаров на склады, хранящейся в двух различных учетных системах.
«Ранее данные обменивались через электронную почту. Нам требовалось сверить информацию об остатках из одной системы с данными, хранящимися в нашей», — пояснил Вячеслав Яров.
До внедрения роботизации эта задача выполнялась сотрудником вручную в Excel, после чего результаты проверялись вышестоящим руководителем, что занимало от 3 до 4 рабочих дней.
Внедрение робота значительно ускорило процесс: «Робот самостоятельно получает данные по электронной почте, проверяет содержимое сообщений, формирует итоговый файл и отправляет его инициатору. Это позволяет сэкономить 1-2 дня рабочего времени и полностью исключить влияние человеческого фактора», — отметил Вячеслав Яров.
Другим эффективным направлением применения ботов является автоматизация расчетов заработной платы. Это включает начисление окладов, отпускных, пособий по больничным листам, ежемесячных бонусов и выплат при увольнении сотрудников, особенно в компаниях с множеством подразделений или магазинов.
«Для эффективной работы робота мы провели структурирование данных и табелей учета рабочего времени, внедрили изменения в систему расчетов и оптимизировали ее для машинного распознавания. В результате бухгалтер получает весь необходимый пакет документов, включая платежные ведомости и банковскую документацию. Робот обрабатывает все файлы, полученные по электронной почте, выполняет расчеты и отправляет отправителю ответ с приложенными файлами. Время на расчет зарплаты сократилось до менее чем двух минут, что эквивалентно экономии 3-4 дней рабочего времени бухгалтера», — рассказал Вячеслав Яров.
Роботы демонстрируют высокую эффективность также в процессах, требующих оформления документов по стандартным шаблонам. Это особенно актуально для заполнения платежных поручений в условиях отсутствия автоматизированных бухгалтерских баз или систем интернет-банкинга, что, по словам спикера, является распространенной практикой в некоторых зарубежных компаниях.
Старший консультант департамента налогов и права «Делойт» Берик Кужамжаров уточнил, как это работает: робот получает электронное письмо с кодом, на его основе формирует строку с информацией о получателе, дате, сумме и плательщике. Затем, используя шаблон и собственную базу данных, он генерирует платежное поручение и отправляет его обратно отправителю. Это может быть реализовано даже для целых списков кодов.
«Такой подход экономит около 20 минут ежедневно, поскольку на сами расчеты уходит всего минута, и, что важно, исключает вероятность человеческих ошибок. Подобный принцип может быть применен для решения других задач, например, при оформлении трудовых договоров или соглашений», — добавил Берик Кужамжаров.
Однако Вячеслав Яров подчеркнул, что не все процессы на текущий момент поддаются полной автоматизации. В таких случаях робот выполняет функцию ассистента.
«Например, для формирования налоговой декларации по форме 328 требуется сбор и комплексный анализ пакета документов, на основе которых затем заполняется и сдается в налоговые органы форма. Все расчеты и сопутствующая документация при этом сохраняются локально. Ранее мы разрабатывали подробные инструкции для исполнителей и осуществляли строгий контроль их работы. Теперь же мы создаем виртуальных ассистентов, которые последовательно проводят исполнителя по заранее определенному алгоритму. При этом само заполнение форм, чек-листов и архивирование документации выполняется роботом. От человека требуется лишь внесение тех данных, которые робот не может получить автономно», — объяснил Вячеслав Яров.
Еще одним примером работы робота-ассистента является подготовка файлов, требующих консолидации информации из различных учетных систем, таких как SAP, «1С Бухгалтерия», кабинет налогоплательщика и система электронных счетов-фактур. Объединение всей этой разнородной информации в единый файл может быть доверено роботу, после чего бухгалтер приступает к анализу уже подготовленных данных.
«Это позволяет исключить механические ошибки и освободить бухгалтера от выполнения рутинных операций, позволяя ему сосредоточиться на более сложных аналитических задачах», — заключил Вячеслав Яров.
