Как компании могут экономить на командировках

Средняя компания с филиалами по всей стране тратит около 1 млн тенге на командировки сотрудников. Сооснователи проекта Pillowz, Асылбек Кошкаров и Адмет Акхтер, уверены, что эту сумму можно уменьшить на 25%. В интервью корреспонденту делового издания «Капитал.kz» они рассказали о текущих проблемах и новых тенденциях на рынке делового туризма.

Турфирмы и их комиссионные

Компании часто сталкиваются с проблемами в оформлении документов на командировки. Если вы бухгалтер, то наверняка знакомы с этой ситуацией, отмечает Асылбек Кошкаров.

«Когда руководство запрашивает закрывающие документы, на их сбор может уйти несколько дней. Среднее звено предпочитает выбирать более дорогие гостиницы, а некоторые сотрудники даже останавливаются в других местах, чтобы заработать на командировках. В отчетах отражаются значительные суммы, но это не беспокоит сотрудников, так как это деньги компании. Руководители обычно не имеют времени следить за расходами на командировки, поэтому не сравнивают цены на гостиницы и билеты», – говорит он.

Адмет Акхтер добавляет, что компании часто пользуются услугами турфирм, которые включают комиссию за свои услуги в стоимость. Гостиницы предоставляют турфирмам скидки от 20 до 50%, но компании редко видят эти скидки.

Организацией командировок обычно занимаются администраторы, офис-менеджеры или HR-отделы. В крупных компаниях есть целые отделы, занимающиеся поездками. Однако с появлением онлайн-решений необходимость в таких отделах снижается. Теперь можно легко отслеживать перемещения сотрудников и расходы.

Оптимизация расходов

«Представьте, что вы руководитель компании и хотите понять, какой у вас бюджет на командировки. Бухгалтер собирает документы и отчеты, которые могут быть не совсем понятны. IT-решения упрощают этот процесс, экономят время и деньги. Мы можем сократить расходы на командировки на 25%», – делится Асылбек Кошкаров.

Сейчас проект находится на стадии тестирования и предлагает услуги по размещению. В системе зарегистрировано 17 компаний, и вскоре платформа предложит покупку билетов и трансфер.

«Мы готовы разгрузить отделы, занимающиеся поездками, чтобы с этим мог справиться один человек в крупной компании. Все документы будут доступны онлайн. История командировки будет видна сотруднику и руководителю, который сможет согласовать расходы», – добавляет Адмет.

Однако только около 15% гостиниц в Казахстане сертифицированы и имеют онлайн-бронирование. Авторы проекта стремятся создать единую систему для таких гостиниц, что позволит компаниям-клиентам получать больше скидок.

Перспективы рынка

В Казахстане рынок делового туризма представляет собой свободную нишу для IT-систем и быстро развивается.

«Согласно данным Комитета по статистике, в 2016 году в Казахстане было обслужено более 5 млн туристов, из которых 4 млн останавливались в местах размещения. Около 54,1% из них находились в деловых поездках, что составляет около 2,3 млн человек в год», – приводит данные Адмет.

По прогнозам WTTC, казахстанский рынок делового туризма будет расти на 4,3% ежегодно. В 2017 году расходы на деловой туризм в Казахстане составили $782 млн, а в Центральной Азии – $1,2 млрд. В мировом масштабе эта цифра достигает $1,23 трлн в год.

Создание единой системы организации поездок потребует $70-100 тыс. на первом этапе. Разработка проекта до полноценного выхода на рынок займет 3-4 месяца, и команда планирует освоить 5% рынка к концу 2020 года.

«Рынок делового туризма активно развивается, хотя многие стартаперы не видят в этом перспективы», – объясняет Адмет.

«Некоторые компании уже работают в этом направлении, помогая с покупкой билетов. Мы же сосредоточены на размещении в гостиницах и апартаментах, что является наиболее сложным участком и потребует 2-3 года для полной реализации», – добавляет Асылбек.

На рынке отсутствуют игроки с полным спектром услуг для делового туризма, и проблемы оптимизации расходов и документооборота остаются нерешенными конкурентами. В России ситуация схожа: крупнейшая компания за 3 года освоила лишь 0,3% рынка, отмечает Адмет.