Что делать, если бизнес ушел в минус

У компании давняя история, разветвленная сеть филиалов, большой штат сотрудников, которые, казалось бы, работают на благо компании, но продажи то идут, то падают. Бизнес уходит в убыток. Знакомая ситуация? Многие предприниматели могут узнать в этом описании свою компанию.

Что происходит с такими компаниями? Наступил кризис, продажи резко сократились, и, несмотря на то, что прошло уже два года, вернуться к прежним показателям не удается.

Причин для снижения продаж множество, но кризис и девальвация — это скорее следствия, чем причины. Истинная проблема кроется в неэффективном управлении и недостаточном взаимодействии с клиентами. Часто встречается так называемый "колхозный менеджмент", когда дела ведутся по знакомству и в обход прозрачных процессов. Если такие компании являются вашими конкурентами, их вряд ли можно назвать серьезными соперниками.

Резкое снижение продаж — это первый тревожный сигнал.

Это значит, что не все так благополучно, как кажется. Нужно платить сотрудникам, покрывать огромные расходы, а отдачи нет. Это тот момент, когда необходимо действовать, пока не поздно, ведь изменения нужно было вносить еще вчера.

Сказка о потерянном времени

Первое, что нужно сделать, — это выявить среди сотрудников тех, кто действительно приносит пользу компании. Для этого существует процедура хронометража рабочего времени, которую лучше поручить квалифицированному наблюдателю со стороны. Он будет фиксировать, чем занимаются ваши сотрудники, как распределяют свое рабочее время, и сколько времени тратят на перекуры, чай или общение с коллегами.

Обычно такие замеры показывают, что 90% сотрудников занимаются не тем, чем должны, хотя и получают за это зарплату. Эти люди съедают потенциальную прибыль компании. Подобные работники часто встречаются среди технарей, бухгалтеров и других специалистов, которые не влияют напрямую на увеличение прибыли.

Выполнение планов

В компаниях с большими оборотами и численностью сотрудников часто один человек выполняет работу за всех. Соответственно, одно из решений — сократить тех, кто не работает, основываясь на результатах хронометража.

Далее, нужно расстаться с теми, кто не выполняет план по своим показателям. Для этого необходимо внедрить такие показатели. Например, в отделе продаж план составляется по объему прибыли, которую сотрудник приносит компании. Если он не достигает минимальных показателей, с ним прощаются. Такие решения необходимо уметь принимать, поскольку сотрудники, просто отсиживающие время, создают проблемы для бизнеса.

Разделяй и властвуй

После того как в вашей команде останутся только эффективные люди, необходимо провести реорганизацию структуры и процессов. Это звучит сложно, но на самом деле все просто.

Нужно научиться делить рабочий процесс на этапы.

Например, в производстве. Если продукт создается машинами — отлично. Если людьми, то должно быть разделение. Но почему-то многие не применяют это в отделах продаж, бухгалтерии, финансах, маркетинге и так далее.

Считается, что сотрудники должны быть универсалами, делающими все. Но это давно не актуально и неэффективно. Откажитесь от подобных стереотипов. В текущей экономической ситуации универсалы будут уходить, и бизнес неизбежно пострадает, так как на этих сотрудниках держалось все. Именно поэтому необходимо детально разделить функции сотрудников.

Например, в отделе продаж не должно быть одного продавца, ответственного за все. Должны быть сотрудники, принимающие звонки, отдельно те, кто продает, и те, кто работает с текущими клиентами. Для этого не обязательно нанимать большой штат.

Благодаря реорганизации значительно сокращаются расходы на неэффективных людей, и они заменяются узкопрофильными специалистами, хорошими в чем-то одном. Вам не нужен человек, который делает все и стоит условно 500 000. Лучше взять пятерых за сто тысяч, которые будут делать то же самое быстрее, эффективнее и лучше. Это увеличивает пропускную способность бизнеса и расширяет возможности компании.

Мотивация

Следующий важный момент — мотивация обновленной команды. Каждый сотрудник должен понимать, что влияя на свой результат, он влияет на результат всей компании. Он должен видеть, что выполнение KPI влияет на его доход. Начинать нужно с тех отделов, которые напрямую влияют на прибыль, но система мотивации должна работать для всего штата, включая бухгалтерию и HR.

Оптимизация должна коснуться не только сотрудников. Необходимо оптимизировать фонд оплаты труда и рабочее пространство, так как аренда и зарплатный фонд — это большие статьи расходов. Далее, можно оптимизировать программное обеспечение и IT-решения. Сейчас много альтернативных сервисов и облачных решений, из которых можно выбрать, чтобы сократить расходы.

Еще одно решение — выстроить мотивацию так, чтобы каждый сотрудник приносил деньги компании.

Как это сделать? У каждого есть друзья, знакомые, родственники, которых они могут привлечь в качестве клиентов. Заставлять никого не нужно, но можно показать такую возможность, а дальше они сами примут решение.

Реально или нереально?

Для многих оптимизация бизнеса кажется долгой и сложной задачей. В больших компаниях должна быть команда для реорганизации. В малом и среднем бизнесе таких людей может не быть. Важно понимать, в каких вопросах собственник должен держать руку на пульсе, а что можно отдать на аутсорс. Глубинные процессы, такие как продажи, маркетинг, привлечение и удержание клиентов, на аутсорс не отдадите. Это не так сложно, как кажется.

Если разложить процесс на этапы, шаг за шагом, все становится понятным и достижимым.

Когда у собственника достаточно знаний и умений, он понимает, что нужно изначально построить модель, которая не нуждается в оптимизации, так как она уже оптимальна. Как бы громко стартап или новая компания ни заявляли о себе, важно, есть ли у них что-то твердое за спиной. Это процессы и документация. Если это не просто бумага, а то, чему следуют, такая компания будет непобедима. Она пройдет через кризисы и ошибки. Сейчас выигрывают компании, которые аккуратны в своих действиях и точно знают, что делают.